Empieza su jornada laboral con las mejores intenciones. Tal vez planea profundizar en una tarea importante que requiere una parte significativa de su día. Quizás tenga la intención de sentarse con los miembros del equipo de ventas y discutir la próxima campaña. O tal vez planea usar el día para avanzar en un proyecto que ha pospuesto.
Sea cual sea el objetivo o la tarea que tenga en mente, nunca lo completará si continúa distraído durante todo el día. Rebecca Zucker, una coach profesional y ejecutiva que cofundó Next Step Partners, dice que es humano desviarse ocasionalmente. Sin embargo, esto no significa que esté bien dejar que la distracción le impida lograr lo que necesite hacer.
Si a menudo tiene distracciones en el trabajo, siga leyendo. Aquí compartimos las prácticas clave de Zucker para adoptar una mentalidad responsable:
- Use la técnica de Timebox. Fije el tiempo máximo para conseguir unos objetivos, tomar decisiones o realizar tareas y haga lo mejor que pueda en ese intervalo. De esta forma, en lugar de ponerse a trabajar en algo hasta que esté hecho, sólo le dedicará un tiempo limitado. La consciencia de esta limitación temporal favorece la priorización de objetivos/tareas y fuerza la toma de decisiones. No solo es una de las herramientas de productividad más efectivas, sino que le brinda una mayor sensación de control, dice Zucker. Cuando realiza un cronograma de actividades, es, por definición, una tarea única en lugar de una tarea múltiple. El primero es mucho más productivo, señala Zucker.
- Programe la sincronización con su jefe para establecer prioridades. Zucker a menudo ve que sus clientes de coaching bloquean el tiempo para concentrarse en algo importante solo para que sus compañeros de trabajo, su jefe o compañeros, lo reserven. Para abordar esto, intente sentarse con su jefe durante 15 minutos al comienzo de cada semana y diga: “Aquí está mi calendario para la semana. Así es como planeo pasar mi tiempo. De esta manera, tu jefe estará de acuerdo con lo que has planeado o te ayudará a priorizar.
- Vuelva a calibrar su capacidad de respuesta al correo electrónico. Zucker recuerda a los líderes que su productividad se ve afectada cuando revisan continuamente el correo electrónico durante todo el día. Ella dice que el correo electrónico es mucho más eficiente cuando lo seleccionas como en otro trabajo enfocado. Esto podría ser de 10 minutos cada hora, a la hora o en otros momentos específicos del día. Realmente depende de ti. Al estar en un negocio de servicio al cliente, puede equilibrar ser razonablemente receptivo y no distraerse por correo electrónico al etiquetar los correos electrónicos en función de cuándo necesitan una respuesta. Cada correo electrónico solo debe tocarse dos veces. Si es realmente urgente, continúe y responda. Todo lo demás necesitará una respuesta hoy (aproximadamente el 20% de los correos electrónicos), esta semana o nunca (en cuyo caso, debe eliminarlo).
Las distracciones suceden. La clave está en aprender cómo bloquearlas antes de que superen su día. Considere el consejo y el calendario de Zucker para sus tareas, sincronícese con su jefe y los miembros clave del equipo y adopte un enfoque inteligente para su correo electrónico. Estará bien encaminado hacia una jornada laboral más productiva.
Fuente: Rebecca Zucker es coach ejecutivo que cofundó Next Step Partners, una firma de desarrollo de liderazgo. Antes de su carrera como entrenador, Zucker se desempeñó como banquera de inversiones en Goldman Sachs y ocupó cargos de liderazgo en Disney Consumer Products.